会议会务接待方案都应该包括哪些内容
第一部分：会议类别
第二部分：会议物料配备
第二部分：会议物料配备
一、会议物料配备
（一）宣传物料布置清单
1、机场接机物料布置:接机牌/接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌）/机场贵宾室（欢迎牌易拉宝2个、引导牌）
2、酒店物料:酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门入空飘气柱、引导牌）/酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆）/
1、机场接机物料布置:接机牌/接待区（接待桌、接待台卡、桌花、欢迎牌）/机场贵宾室（欢迎牌易拉宝2个、引导牌）
2、酒店物料:酒店外围布置（罗马旗、会议迎宾立牌、条幅、拱门入空飘气柱、引导牌）/酒店接待处（接待处欢迎背景展板、接待桌2张、接待台卡1、桌花1盆）/
会议室布置（会议主题背景板、条幅、展区设计、演讲台、演讲台花、嘉宾台卡、排插、麦克风、投影仪）/导示牌（会议室、会务组导示牌、方向导示牌等）
（二）嘉宾高级套房房间物料
（二）嘉宾高级套房房间物料
房卡套、高档洗漱包、水果、插花、当地特产、泡面、红牛、王老吉饮料、雪茄、茶叶，扑克牌、茶盘、茶具、欢迎品偿台卡、欢迎卡
（三）会议材料
（三）会议材料
会议材料准备（代表证、会议手册、笔、笔记本、便签纸、垫板、文件袋、U盘、回执单、会场坐位示意图）
（四）会议辅助人员配备客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐
（五）车辆:车辆通行证、车上CD、饮用水
（六）菜单:早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排
（七）晚宴:餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌）/节目表演/灯光、音响、酒水饮料菜单、桌次安排、排桌座位表
（八）会务组:办公设备（A3、A4打印机、复印机等）/办公用品（笔、笔记本）/设施（排插、无线网络等）
（四）会议辅助人员配备客服经理、速记员、主持人、礼仪小姐
（五）车辆:车辆通行证、车上CD、饮用水
（六）菜单:早餐、茶歇、晚餐、晚宴安排
（七）晚宴:餐厅布置（晚宴主题背景板、餐牌）/节目表演/灯光、音响、酒水饮料菜单、桌次安排、排桌座位表
（八）会务组:办公设备（A3、A4打印机、复印机等）/办公用品（笔、笔记本）/设施（排插、无线网络等）
第三部分：会议各项预定标准
一、车辆使用标准
二、酒店预定标准
三、房间安排标准
四、花果赠送标准
五、用餐标准
六、酒水配制标准
七、会场布置标准
八、会场服务标准
九、娱乐活动安排标准
十、礼品赠送标准
大型会议活动接待方案(例)
▲第1天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车。前往酒会运举办酒店，在车上讲解会议日程安排及有关事项。在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店。晚上安排成员水疗馆水SPA。住：五星酒店（国际会展）
第2天08：00酒店统一安排
第2天08：00酒店统一安排
▲08：30早餐。
▲10：00开始举行会议。
▲12：00上午会议结束，会议成员共进午餐。
▲13：00-17：00下午根据您的时间安排，继续举行会议。
▲18：00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。
▲19：30-21：00组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作。
▲21：00会议成员自行安排娱乐活动（保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等），休息。住：五星酒店（国际会展）
▲10：00开始举行会议。
▲12：00上午会议结束，会议成员共进午餐。
▲13：00-17：00下午根据您的时间安排，继续举行会议。
▲18：00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向高潮。
▲19：30-21：00组织联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作。
▲21：00会议成员自行安排娱乐活动（保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、KTV、棋牌等），休息。住：五星酒店（国际会展）
第3天▲08：00酒店统一安排MORNINGCALL。
▲08：30早餐。
▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐的心情游览。
▲11：30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。
▲13：00前往历史名镇参观。会议行程结束。
通常而言，商会预算包括以下几个方面：
▲08：30早餐。
▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐的心情游览。
▲11：30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中。
▲13：00前往历史名镇参观。会议行程结束。
通常而言，商会预算包括以下几个方面：
1、交通费用：交通费用可以细分为：
（1）、出发地至会务地的交通费用一一包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
（2）、会议期间交通费用一一主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
（3）、欢送交通及返程交通一一包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站。
（1）、出发地至会务地的交通费用一一包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
（2）、会议期间交通费用一一主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
（3）、欢送交通及返程交通一一包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站。
2、会议室/厅费用/具体可细分为：
（1）、会议场地租金一一通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内一一比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
（1）、会议场地租金一一通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内一一比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
（2）、会议设施租赁费用一一此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
（3）、会场布置费用一一如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
（4）、其他支持费用一一这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
（3）、会场布置费用一一如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
（4）、其他支持费用一一这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解一一值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关一一譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议程需要及会议2898的。
（1）、早餐：早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算一一而改为按预定人数收取费用）
（2）、中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算一一自助餐形式，按桌预算一一围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
（3）、酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
（4）、会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种一一西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
（5）、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
（6）、其他一一点心、水果及调制色酒
会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动：根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。
餐饮安排根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐自台等等。
（1）、早餐：早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算一一而改为按预定人数收取费用）
（2）、中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算一一自助餐形式，按桌预算一一围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
（3）、酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
（4）、会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种一一西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
（5）、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
（6）、其他一一点心、水果及调制色酒
5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理●音源一一主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。
6、演员及节目：通常可以选定节目后按场次计算一一预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关一一专场或包场除外。
7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。做好商旅会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定。
会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动：根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节。会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项十分繁琐，所以可以列一个表，一条一条核对准备情况。
常见的会议设施：1、屏幕2、投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）3、录像机4、VCD5、音响6、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）7、镭射笔8、幻
灯机9、讲台10、舞台11、夹纸板12、大白板13、签到台14、名片簿15、马克笔16、铅笔17、信签18、会议桌椅19、插线板20、彩电21、横幅22、指示牌23、告示牌24、桌卡25、主席台26、盆景27、鲜花28、背景板30、隔板31、灯光照明32、同声翻译系统33、产品租赁按照预期计划履行方案，在执行过程中，要做到耐心、细致与周到……在商会执行过程根据不同年会形式，需要注意餐饮安排、交通安排、旅游安排、司仪安排、秩序维护、茶排和摄影摄像等事项。
餐饮安排根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会包括西餐、中餐自台等等。
餐饮安排通常有两种形式一一自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制，很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的要求，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂一一特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。
会议接待策划方案会议接待策划方案策划小组：会议接待安排表
会议接待策划方案会议接待策划方案策划小组：会议接待安排表
一、会议接待前期筹备
1、会场布置
1、会场布置
（1）签到台（1个）：布置在公司门口
（2）指示牌（2个）：（其中1个放于公司门口，1个放于会议室门口）
（2）指示牌（2个）：（其中1个放于公司门口，1个放于会议室门口）
（3）会议室桌椅摆放：
大会：采取课桌式摆放，准备投影仪和屏幕，座式麦克风：2个：讨论：采取圆桌式，无线麦克风：2个
（4）会议室背景喷绘：
（5）会议室宣传横幅：
（6）宣传展板：若干布置在大厅和会议室
2、组织与分工
2、组织与分工
（1）领导小组
组长：负责本次会议的全面领导和总指挥，协调和监督各工作组的工作
副组长：负责活动策划、会场布置及会务工作。
（2）分组及工作职责策划布置组
工作任务：a负责完成会议策划方案的拟写；
b负责协助和监督礼仪公司完成会议现场的布置及会议结束后的现场撤除工作；
c负责活动全程摄像、摄影和合影；
b负责协助和监督礼仪公司完成会议现场的布置及会议结束后的现场撤除工作；
c负责活动全程摄像、摄影和合影；
工作任务：
a负责各种物资的采购和准备
b负责代理商邀请函（回执）准备、寄发：
a负责各种物资的采购和准备
b负责代理商邀请函（回执）准备、寄发：
c负责酒店联系及参会人员，住宿、饮食安排；
d负责会议室安排；
e负责投标人员的接待和陪同；f负责参会人员接送：
g负责各种资料的准备、装袋和发放：k负责对各工作组工作的协调、检查和考核。
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